档案检查工作总结

档案检查工作总结

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档案检查工作总结
  2010年,我委档案工作在区档案局的领导下,以科学发展观为统领,围绕教委中心工作,以服务大局、服务教育为主线,以档案法律法规为依据,进一步加强和规范档案guǎn lǐ,严格依法治档,依法行政,全面提高各基层单位的档案意识,促进教育系统档案事业健康发展。2010年档案工作主要体现以下几个特点:
一、全面开展档案执法检查,档案规范化建设稳步推进
  立足于提升学校档案guǎn lǐ的规范化水平,本着以检促改的原则,制定了《朝阳区教育系统档案执法检查工作方案》,出台了档案检查标准,召开检查工作部署会,采取检查培训相结合,层层推进、突出重点,历时近6个月,对基层183家单位开展了档案工作的自查、互查和抽查工作。
  通过这次检查情况可以看出,近3年我委在贯彻落实《档案法》工作上取得了不小的进步,主要体现在:
1、学校领导普遍重视,档案guǎn lǐ已成为学校不可或缺的工作
  一个单位的档案工作能否提高,首先在领导。近年来,通过档案执法宣传和各方面检查对档案材料的要求,大多数单位领导不断增强各项工作的档案意识,重视工作留痕迹、留过程、留固化材料,把档案工作纳入了议事日程,每年至少召开一次档案工作会,对档案工作进行总结和部署。多数单位档案工作的计划、机构、经费、人员和制度能够得到很好的落实。部分单位把档案工作纳入了本单位目标责任制,与其它工作同部署、同组织、同落实、同考核。特别是小学组整体档案guǎn lǐ水平提升较快。学校领导在用房极其紧张的情况下,克服困难,保障档案用房,实现档案的统一保管,档案整体工作有了很大的进步。
2、档案guǎn lǐ网络健全,档案规章制度建设进一步加强
  档案guǎn lǐ网络普遍建立。学校均安排一名校级领导作为档案工作的主要负责人,都设有专兼职档案员,并明确了档案guǎn lǐ的的领导责任和工作责任。建立和完善了包括文书、会计、声像、设备、基建、电子、实物等门类档案的工作制度及档案的借阅、移交等制度,并在工作中得到贯彻落实。绝大多数单位根据《北京市中小学档案guǎn lǐ办法》,制定了本单位文件材料的归档范围和保管期限表,并能够认真执行,归档的文件材料能够反映各单位职能活动和历史发展情况,学校档案工作的制度保障体系初步健全。
3、档案实体guǎn lǐ基本规范,档案安全得到有效落实
  突出表现在:绝大多数单位能够做到按时归档,档案的整理基本符合相关要求。整理完毕后的档案和资料排列整齐有序,努力做到guǎn lǐ科学,档案“八防”基本落实到位,档案实体处于安全、整洁、完好的状态,档案安全得到保障。比较好的单位有石佛营小学、定福庄一孝二孝酒仙桥二孝垂杨柳中学、清华附中朝阳学校、化大附中、望京实验学校、慧忠里小学、垂杨柳中心小学、教研中心、青少年活动中心、一一九中学、白家庄小学等单位。
4、强化档案工作整改,增强档案执法意识
  在这次执法检查中,我们发现学校档案工作普遍提高,但也存在个别单位还不能从依法guǎn lǐ档案的高度,去认识和支持档案工作的情况。个别单位还存在档案guǎn lǐ制度不健全、人员不固定、guǎn lǐ不到位、档案意识淡雹未集中统一guǎn lǐ,归档文件不完整等问题。针对执法检查中发现的问题,检查组以现场口头和书面形式反馈了意见。对工作细节问题,现场给予指导。对有些单位领导协调解决的问题,已向分管领导提出建议。对明显不符合档案法规要求的个别单位,制发了4份限期整改通知书,限期整改到位,并要求将整改情况及时报告。
5、档案员工作积极性不断增强,档案利用率普遍提高
  绝大多数单位的档案人员都是身兼数职,甚至一部分档案员都是单位的部门领导。他们有着较强的事业心和责任心,认真履行职责,工作兢兢业业,任劳任怨,使档案guǎn lǐ水平和质量得到提升。在本次档案检查工作过程中,听到最多的是校领导反映,在学校档案员的努力工作后,学校档案不断规范,不再为各项迎检发愁。石佛营小学校长告诉我们,档案规范为他们迎接各项检查提供了便利,不再加班加点整理文件和资料,随时来随时查。垂杨柳中学校长说,学校的档案工作是学校精神很好的载体,在学校的各项工作中发挥着独特的作用,在历次迎检工作中,学校档案都受到上级的好评。
  在这里,我特别提到一个群体,他们就是这次档案检查的片组长们。正是由于他们的高度负责、组织得力,使得这次档案检查工作进展顺利。
  基于我区学校多、分布广、类型齐全的特点,为使档案检查顺利进行,教委把我区学校分为14个片,并聘请了14位责任心强、工作水平高的档案员为片组长。各位片组长虽身兼数职,但在百忙之中科学安排,周密组织,制定了切实可行的检查计划,不辞辛苦亲自去各校检查,同时安排本组内学校互相学习,督促各校自查,撰写档案检查工作总结,使得本次检查工作进展顺利。八里庄学区的吕老师、管庄学区的王宇老师是负责学校最多的组长,但是她们没有说过一句苦、道过一声累,精心安排本组的检查工作,有方案,有过程,有总结,有汇报。检查过程公开、评比结果公平。
二、培训工作组织形式多样,档案人员业务素质稳步提高
  做好学校档案工作,档案员是关键。今年,我们对档案员的基本情况进行了全面调研,发现第一年从事档案工作的人占30%,三年以下的档案员占70%,全部都是兼职档案员,个别的档案员对最基本的分类、立卷等工作都不清楚,这对做好学校档案工作提出了严峻的挑战。基于以上现状,我们把培训工作也作为今年工作的一个重点,以培训促提高,以培训促发展。
  一是强化区级培训。围绕着中小学文书档案、教育教学档案、声像档案、教科研档案、大事记等业务,共组织不同形式档案培训工作8次、邀请区档案局专家培训两次2人。特别是开展了新接手档案员的专题培训,对新接手的档案员进行了扫盲,对档案工作有了一定的了解和认识。
  二是积极开展片内培训和指导。借助本年度档案检查的契机,充分发挥片组长的模范带头作用,强化片组长对片内学校档案业务的指导,通过对问题的整改,丰富档案员的业务知识,提升档案员的业务技能。更重要的是,档案员对自身工作的重要性有了更深的认识,对违法行为有了初步了解,增强了档案执法意识。
  三是开展了学习考察活动。我们组织了部分档案员参观了区外和区内3所档案guǎn lǐ示范学校,深入组织了和示范学校的学习交流活动。同时,档案工作检查的过程本身也是一次参观学习的过程,在检查中相互取长补短。通过开展参观学习活动,开阔了档案员的视野,也是档案员看到了差距,明确了方向。档案员们从看中学,从学中干,促进了档案工作的专业化发展。
三、加快档案工作信息化步伐,打造数字化档案guǎn lǐ网络
  档案的信息化是档案工作发展的必然趋势,目前,多数单位已经能够实现了电子档案目录和纸质目录并存。为加快各单位档案工作信息化发展,2010年9月,我委下发了《关于上报档案目录的通知》,旨在促进各单位完成档案目录的电子化。通过电子目录,从宏观上可以了解到各单位档案存档情况,及档案员对档案工作的guǎn lǐ是否有序。
  部分单位档案信息化guǎn lǐ也呈现出一些具有个性的特色。比如:青少年活动中心、教研中心声像档案按照区档案局下发的声像档案归档标准,进行整理,使声像档案规范有序。化大附中、一一九中学的校刊每周一期的档案完整真实地反映了学校的发展历程。化大附中在档案工作被评为“北京市科技事业先进单位”后,努力打造电子档案信息平台,让本校老师在校园网上可以直接调用自己想要的资料。
  2010年是十一五的收官之年。回顾过去的五年,我区教育系统的档案工作在各方的支持下和各位档案员的努力下,取得了一定的发展,发生了较大的变化。突出表现在:一是学习宣传档案法律法规,强化了对档案工作的执法检查。采取多种形式开展相关档案guǎn lǐ的法律法规宣传活动,提高了学校领导干部、档案员的档案意识,为档案事业的发展奠定了基础,提供了必要条件。定期或不定期组织对学校档案工作进行检查,及时发现问题,限期整改,使教育系统档案事业逐步走上依法治档的轨道。二是档案基础业务工作和开发利用工作进一步发展。“十一五”期间,各校的基层档案室建设发展比较快,30%以上的单位建立了专门档案室,其中达区级档案目标guǎn lǐ标准的就有30家。各校档案室最大限度地开发档案信息资源,为学校决策提供优质服务。化工大学附中初步建成了档案齐全,集信息中心、校史教育基地为一体的综合档案室。三是档案的宣传、教育工作得到进一步加强。几年来,我们先后举办档案人员培训班27期,参训人数3000人次。通过培训,在提高档案工作者业务技能的同时,也增强了他们的档案意识。
  成绩来之不易,经验弥足珍贵。总结2010年工作,成绩的取得,归功于档案局对我们工作的正确指导;归功于我们上下同心,团结务实,共同营造了促进档案工作的良好氛围;归功于我们始终把档案队伍建设作为工作的根本,提升档案人员工作水平,为推动档案发展提供了人力支持。这些经验,值得我们倍加珍惜,继续保持和发扬。
  在看到成绩的同时,我们也应该正视存在的问题
  一是档案guǎn lǐ人员队伍不稳定,人员业务能力还有待提高。档案工作是一项精细的工作,但是因为学校没有设立档案员的岗位,档案员都是身兼数职,没有专职专业的档案员,在一定程度上影响了学校档案工作的开展。部分单位档案人员变动频繁,有的人是刚刚经过培训、学习,对档案工作刚刚入门就又轮岗了,这对档案业务水平的整体提高造成一定的影响。而且,在人员更换时,如果档案移交手续不到位,档案的整理可能存在断档的情况。
  二是个别单位档案基础设施不符合要求,档案guǎn lǐ“八防”要求不到位。个别单位档案库房难以落实,没有配置一定的保护安全设施,档案“八防”要求没有做到,档案安全难以保障。通过查档,也看到一些单位以前档案guǎn lǐ不善,造成了不可弥补的损失。有些只能靠一些老同志的回忆来完成,个别学校撤并后,人分流了,房子拆了,学校的档案也出现了流失,这都是我们档案工作要避免的现象。
  三是档案的信息化也需要尽快提高。个别单位对信息化重视不够,档案工作没有配备计算机,档案目录没有电子化,甚至有的档案员连电脑也不会操作。对没有上报电子档案目录的单位,我们已经进行了统计,将在以后的工作中重点检查。
面临的形势
  2011年是“十二五规划”的开篇之年,是历时5年的基础教育综合改革的启动之年,从区域教育发展形势对档案工作的要求看,挑战和机遇并存。
  一是教育改革和发展的深入推进,需要档案工作者不断增强档案工作的责任感和使命感。人事制度改革、课程改革、基础教育综合改革都对学校档案工作提出了更高的要求,都对学校档案岗位发生了一定的影响。
  二是教育信息化的迅速发展及广泛应用,为档案工作的发展带来了机遇和挑战;明年,在教委机关加强数字化建设的同时,学校的信息化建设也必将跟进,OA(协助办公系统)将向基层学校推广。明年教委将构建优质课视频系统和优质资源的远程化共享,这都对档案guǎn lǐ提出了新的任务。
  三是随着农村城市化、城市现代化、学区化改革的深入推进,学校资源整合将进一步加快,学校合并撤并,涉及到对撤并学校的档案的抢救、保护,这也给档案工作带来很大的挑战。
  四是明年将继续实施校舍安全工程,涉及86校址档案的周转,如何确保档案在周转中不丢失、不损坏、不中断,需要我们档案员统筹安排。
  面对新的形势,我们必须顺时而上,抓住机遇,拓宽视野,更新档案观念,创新档案思维,充分利用现代技术,加快档案信息化建设步伐,加大档案人员的培训力度,切实解决档案工作过程中出现的新问题,变被动为主动,变不利为有利,使学校档案工作上一个新台阶。


档案检查工作总结
  **乡档案guǎn lǐ工作在上级业务部门的关心、指导下,在乡党委政府的领导下,紧紧围绕强化档案职能,加快档案工作规范化guǎn lǐ这个重点,认真学习、贯彻落实《中华人民共和国档案法》、《档案法实施办法》等相关法律法规,通过广泛的学习、宣传、落实,进一步增强了全乡干部职工对档案工作的重要性认识,为我乡档案guǎn lǐ工作走向规范化、制度化奠定了基础,为上级部门及领导决定提高了重要保障,促进了全乡经济社会健康协调发展。现将一年来的工作情况总结如下:
一、高度重视,加强领导
二、建立健全档案guǎn lǐ制度,强化档案guǎn lǐ工作
  为使我乡档案guǎn lǐ工作逐步走向制度化、规范化、科学化。我乡结合实际情况,建立健全和完善了档案guǎn lǐ的制度。制定了档案工作人员岗位职责、档案保密、档案保管、档案查阅、档案鉴定销毁等制度,为档案工作进入科学规范的guǎn lǐ创造了有利条件。我们在实际工作中,严格执行档案工作的各项制度,保证了我乡档案工作的有序开展。使我们更加清晰地认识到档案工作的重要性。
三、加强制度建设,完善guǎn lǐ措施,认真抓好落实,严防泄密
  继续加强工作人员岗位职责的建设,贯彻执行《档案法》以及国家有关档案工作的方针政策,定期做好档案工作的法规、制度、规定的宣传工作,增强各单位工作人员的档案意识。依照相关法规,切实加强对文件材料收集和鉴定销毁工作的监督、检查和guǎn lǐ,使我乡的档案guǎn lǐ更趋合理化、规范化、科学化。我们制定并实施了较为有效的措施:一方面,加强对归档文件材料的保管以及保密力度,由档案人员统一集中guǎn lǐ,任何个人不得擅自挪用,凡涉及保密的文件资料,认真做好传阅和保存工作;另一方面,做到以人为本,努力提高档案guǎn lǐ人员的业务素质,积极参加档案专业技术和业务知识培训。档案工作人员认真做好文件的收、发工作,做好档案的收集整理工作,保证归档文件材料完整、准确、系统;做好档案的统计、利用工作,对各类档案库存、接收、销毁、利用等进行准确统计,有计划、有步骤地进行档案史料汇编,积极做好档案信息资源的开发利用,保证办各项工作提供优良的服务;严格按照保密法和档案法guǎn lǐ档案,保证档案的安全和利用。主动接受主管部门的业务指导和督促检查,积极完成与档案相关的其它工作。
  我们充分认识到档案工作的最终目的是为了提供利用,今年我们继续坚持档案工作为全乡发展服务的宗旨,遵循档案资料查(借)阅制度,主动对外界提供服务,积极开发档案信息资源,为领导决策提供依据,为现实工作提供参考、借鉴、凭证作用。
四、存在问题
1、档案意识淡薄,思想未到位。尽管现在把档案列入我乡责任制考核中,但部分人员对档案工作意识仍不够重视,一定程度上影响了档案工作的开展。
2、基础设施差,经费紧缺。由于财政困难,档案装具、材料、消防设施等达不到上级部门对档案guǎn lǐ的要求,使档案保管利用受到影响,特别是随着社会发展,办公自动化技术的应用、电子文件应运而生,传统的归档方式已不能满足社会需要,但受到经济制约,我乡的档案guǎn lǐ工作只能依据传统的方式进行归档。
3、档案收集不齐全。乡里许多召集会议布置工作往往只是口头形式,各办公室形成的文件材料,各自存放,特别是一些专业档案和照片档案易散落在各个办公室,收集、整理它们也就特别难,造成档案收集完整率、归档率低。
4、档案人员专业知识不强,队伍不稳定。一直来没有专业档案员,而由办公室文秘人员兼任,由于人员变动现任档案guǎn lǐ人员没有经过档案guǎn lǐ相关的业务培训,所掌握的档案知识不够,平时工作比较繁忙,工作人员变动大,档案工作缺乏连续性,致使档案guǎn lǐ质量不高。
5、xx年前档案guǎn lǐ混乱。xx年以前我乡无专兼职人员guǎn lǐ档案,致使有的档案遗失、有的没有按类别装订等极其混乱。由于我乡没有专职的档案guǎn lǐ相关人员,不具备对原来的老档案进行整理规范的能力,因此至今的档案室仍是一片混乱。
五、整改措施
1、进一步加大《档案法》的宣传教育工作,使全局职工树立“依法治档”的意识,把档案法制化建设抓好做实。
2、把档案工作列入党组考核的目标责任,统盘安排,认真落实。
3、加大对档案guǎn lǐ的投入。积极向上级各部门争取资金改善档案硬件设施,配齐配强专业档案guǎn lǐ人员,逐步使我乡的档案工作走上规范化、制度化轨道。
4、进一步开发和利用好档案。积极主动为现实工作提供参考、借鉴、凭证。同时积极对档案信息资源加以开发,使之为领导决策提供依据。
5、加强自身档案知识修养,提高业务水平。积极参加市档案局组织的培训,认真学习有关档案方面的知识,勇于创新,注重工作实效。
6、充分发挥计算机互联网的作用,注意做好涉及广大群众切身利益的人事编制法规、规章和有关政策的公开发布工作,全心全意为人民服务。


档案检查工作总结
  2012年上半年来,我们在县委政府的正确领导下,县档案局全面落实科学发展观,按照省州档案工作会议精神,紧紧结合全县工作大局和年初制定工作目标,进一步提高档案服务能力,积极推进综合档案馆建设步伐,各项工作均取得了一定的成效,档案工作受社会关注的程度越来越高,档案部门干部职工的工作劲头越来越足。
一、进一步加强理论学习,提高干部职工的思想政治素质
  一是切实加强学习。局机关认真组织学习《中国共产党纪律处分条例》、《领导干部廉洁从政制度》、《机关工作人员廉洁自律规定》等相关知识,廉政意识不断增强。二是加强制度建设。认真建立健全党风廉政建设责任制,认真执行《廉政准则》,实行廉政承诺,进一步规范了制度建设。三是党务、政务公开工作进一步加强,对局内重大决策、干部人事guǎn lǐ、财务、考勤、测评以及干部职工关心的热点问题及时进行公示,广泛接受群众监督,完善了财务“审签制”,从源头上预防和杜绝了腐败,建设了一个政治坚定、公正开明、监督有力、勤政廉政的廉洁型机关。四是定期组织党员干部开展反腐倡廉警示教育和爱国主义教育活动,组织机关党员、干部观看警示教育片,办廉政专栏,做到警钟长鸣。
二、档案工作服务大局有新成效
  县档案局紧紧抓住经济社会大局,全方位、多角度开展了档案工作。全局层层落实任务,细化岗位目标,进行责任分解和目标考核;围绕重点项目、重大活动、重要事件和相关部门积极衔接协调,主动介入,并开展跟踪服务工作;坚持重点建设项目档案登记制度,2012年县级重点建设项目通畅公路工程指挥部建设工程档案建档工作进展顺利,5月份县档案局业务指导股工作人员全程参与,到6月30日前已整理归档并接收进馆109卷,其中科技102卷、财会7卷。
三、进一步加强了档案基础工作
  一是进一步加强档案业务的指导工作。上半年共指导18个单位,分别是县人事局、县劳动局、县科技局、县地震局、县商务局、县通畅公路工程指挥部、县医保中心、县政法委、县工商联、县统战部、县广电局、县总工会、县经贸局、县社保局、草海镇人民政府、金墩乡人民政府、松桂镇人民政府、县林改办的档案整理归档约1万多件,合250卷(盒)。
  二是保障民生,服务社会。进一步完善了档案利用工作机制,指定专人做好现行文件接收、整理、保管、提供利用等服务工作,充分发挥档案的服务功能,进一步简化手续和程序,最大地满足人民群众的需求。在提供利用服务时,注重树立良好形象,始终坚持“四好”要求,即文明讲好每一句话,热情接待好每一个人,认真调阅好每一份档案,准确解答好每一个问题,为利用者排忧解难,满足利用者的需求。查档范围主要是:参加过集体企业、供销社、商业局工作、自留山、房产存根、土地清册、知青档案、人事档案、办社保档案材料、工伤人员鉴定档案、机构撤并档案等。到6月30日,共接待利用者1000多人次、提供档案3000多卷次、免费复印提供证明10000余份,解决了城镇职工下岗养老保险、婚姻登记、房产、土地等的需要。极大地维护了社会稳定和党的方针政策的贯彻落实。
四、努力推进档案室星级建设
  为了进一步提升我县档案基础业务工作的整体水平,结合全县档案的工作实际,以县政府办的名义下发了《关于进一步加强机关档案室星级评定工作的通知》(鹤政办通[2012]59号文件),档案局采取有力措施,进行分工,加强分类指导,责任到人,到6月30日已完成15个单位的指导,其中有6个单位准备申报星级达标工作,其他单位正积极进行档案收集、整理、归档工作。
五、加强档案guǎn lǐ,保护档案的安全
  按照“八防”(防盗、防火、防潮、防尘、防虫、防高温、防强光)的要求,做好安全配套措施,做好库房温湿度记录工作,于每月4月初做一次投放防虫药工作。2月份对库房也进行了1次彻底清扫。
  做好档案安全保密工作检查。分别对档案局馆涉密文件信息资源guǎn lǐ情况,计算机网络保密guǎn lǐ情况,消防安全情况以及相关制度建设等情况进行了全面检查,进行详细登记、核对汇总。
六、全面完成林改档案工作
  经过几年的艰苦努力,在档案部门的积极主动支持和全力配合下,2500多卷文书、科技、声像档案全部接收县档案馆保管,并可提供利用,为林权制度林改成果的巩固提供了坚实的保障。
七、档案信息化工作有新举措
  年初,加强了对县档案信息化工作建设力度,制定了《鹤庆县数字档案馆项目建设规划》,报政府批准,争取到原省档案局划拨资金15万元作为启动资金,现正进行建设数字化档案馆设备、软件采购,资金约86900元。
八、档案馆建设有突破
  今年上半年我县档案馆建设被列为“十二五中央支持项目”,预计五年内立项开工建设,并积极争取尽快立项。
九、认真组织编制好《鹤庆县档案事业发展十二五规划》。根据省州档案部门编制“档案事业发展十二五规划”精神,结合我县档案工作的实际,精心组织,精心规划,认真组织编制好《鹤庆县档案事业发展十二五规划》,为我县档案事业发展,开个好头。
十、档案干部队伍建设有新特色
  全局上下以创优争先活动为载体,深入开展各项主题活动,班子建设水平得到了提高,干部队伍的作风建设和服务能力得到加强,有效促进了档案工作不断向前发展。落实了岗位目标责任制。支部坚持依章治局,进一步明确领导分工负责制,明确一级管一级,一级对一级负责的领导体制,从根本上规范机关guǎn lǐ,有效地解决过去在工作、作风上存在的不足。党支部坚持注重抓机关干部的学习提高,平时采取集中学习与个人自学相结合,学习内容贴近机关工作实际,学习形式丰富多样。开展了各种特色主题活动。把开展创先争优活动与开展机关活动有机结合,同时开展以讲党课比党性、亮身份比贡献等活动,来推动档案事业的发展。
  回顾半年工作,成绩是主要的,与上级对档案工作的要求相比还存在一定的差距,主要表现在:一是按部就班的多,日常性事务性工作多,开拓创新的少;二是工作有不平衡的现象。

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